formularios pdf

Hace tiempo que quería publicar algo sobre los formularios pdf. No soy ni mucho menos un experto porque es un tema bastante complejo.
De igual manera que en papel tenemos fichas, recetas, impresos para rellenar y otros maneras de nombrarlos que puedan darse, tenemos en formato electrónico los formularios.

En el caso de los pdf conservan la característica principal del formato: su apariencia no cambia de un ordenador a otro. Pero en el caso de los formularios sí que cambia el contenido de los espacios a rellenar pero manteniendo el aspecto general del documento intacto.

Desde hace unos años, además de con programas de pago, se pueden crear estos formularios con el programa Draw del paquete ofimático libre y gratuito LibreOffice/OpenOffice. Y este es el que yo uso, aunque al menos actualmente también se puede usar Writer y dicen que Calc.

No voy a explicar cómo se crean porque eso está suficientemente explicado en las ayudas de estos programas o en muchos sitios de la red. Lo que voy es a explicar la manera de rellenar estos formularios desde una hoja de cálculo.

Lo primero de todo: En un formulario tenemos dos partes bien diferenciadas, la parte fija y el relleno. Lo interesante del caso es que el relleno se puede separar en un documento aparte.

Necesitamos instalar algún programa para manejar formularios. El que yo uso es PDF Chain. En realidad también se instalará Pdftk que hay que usar desde una ventana de órdenes o consola. A veces así lo hago. Estos son software libre pero hay varios programas freeware que también valen.

En PDF Chain abrimos la pestaña Tools arriba en Document abrimos el formulario pdf que hayamos creado o que hayamos descargado.
Elegimos Generate FDF from document  y elegimos en dónde guardar y el nombre del nuevo documento.

Ese nuevo documento creado, con extensión .fdf es un documento de texto sin formato que se puede abrir en cualquier editor de textos.
Vemos que empieza por algo asi:
                                                             %FDF-1.2
                                                             %âãÏÓ
                                                             ...


El esquema del fdf es muy sencillo.
                                                           /V(lo que sea) es el texto que se verá
                                                           /T(nombre tal) es el nombre del campo
                                                           de texto.

El formato es bastante flexible. Podemos eliminar campos a nuestro gusto o reordenarlos. Lógicamente cada V tiene que ir al lado de su correspondiente T.

Se puede crear el fdf desde una hoja de cálculo. Yo uso Calc desde hace varios años para rellenar unos documentos con datos complejos importados de otro programa. La hoja de cálculos me genera un fdf a partir de una plantilla.
Hay dos cosas a tener en cuenta: Tenemos que usar la función CONCATENAR para que no aparezcan espacios indeseados en los campos a rellenar y dependiendo del tipo de programa o del tipo de datos a veces hay que convertir números a texto y viceversa.

El archivo fdf se puede crear directamente desde Calc si guardamos la hoja como Texto CSV si ponemos comillas y guardamos como .fdf. Pero también basta con copiar toda la hoja a un texto vacío y guardarlo con esa extensión.

En todo caso llegada la hora de rellenar nuestros pdf, tenemos varias opciones, el propio PDF Chain, desde PdfTk o desde programas comerciales normalmente gratuitos, en general la mayoría de los visores permiten esta operación.

También podemos crear un archivo xfdf, de tipo xml pero para mi gusto es más complejo y no me aporta ninguna ventaja. Y todavía hay al menos otra opción más. Se puede dar formato al relleno desde estos archivos, sin tocar el pdf pero yo no sé hacerlo.

Seguiremos indagando...